เทคโนโลยีสารสนเทศ

       เทคโนโลยีสารสนเทศ

ความหมายของข้อมูล

                    ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมายและการประมวลผล ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์
ใดๆ ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชือนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น
ประเภทของข้อมูล
                     ข้อมูลสามารถแบ่งได้หลายลักษณะขึ้นกับว่าจะใช้เกณฑ์ใดในการแบ่ง เช่น

                                  ก.แบ่งตามแหล่งที่มา ได้เป็น 2 ประเภท

                                            1.ข้อมูลปฐมภูมิ ( Primary Data)คือข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดที่ผู้เก็บข้อมูลลง มือเก็บด้วยตนเองได้มา จากแหล่งก าเนิดที่แท้จริง เช่น ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การทดสอบหรือการวัดจากกลุ่มตัวอย่างโดยตรง

                                            2.ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือข้อเท็จจริง หรือรายละเอียดที่ผู้อื่น รวบรวมไว้อย่างเป็นระบบ สามารถนำมาเป็นข้อมูล โดยไม่ต้องลงมือเก็บรวบรวมเอง เช่น ข้อมูลจากระเบียน สะสม รายงานประจ าปี สารานุกรม เอกสารเผยแพร่ เป็นต้น

                                 ข.แบ่งตามลักษณะของข้อมูล

                                             1.ข้อมูลเชิงปริมาณ ( Quantitative Data) คือข้อมูลที่วัดออกมาเป็นตัวเลข เช่น ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนวิชาต่าง ๆ ความถนัดด้านต่าง ๆ ที่วัดออกมาเป็นคะแนน คุณลักษณะด้านจิตพิสัย เช่น ความสนใจ ความวิตกกังวล คุณลักษณะทางกายเช่น ส่วนสูง ความเร็วในการวิ่ง

                                             2.ข้อมูลเชิงคุณลักษณะหรือเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) คือข้อมูลที่ไม่ได้วัด ออกมาเป็นตัวเลขแต่จะแสดงถึงคุณลักษณะของสิ่งนั้น เช่น เพศ ฐานะทางเศรษฐกิจ ศาสนา สถานภาพสมรส อาชีพ ข้อความที่เป็นความคิดเห็น ผลการสังเกตที่เขียนในรูปบรรยาย

                                 ค.แบ่งตามสภาพของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มตัวอย่าง ได้ 3 ประเภทดังนี้

                                             1.ข้อมูลส่วนบุคคล ( Personal Data) คือข้อมูลที่เกี่ยวกับข้อเท็จจริงส่วนตัวของ กลุ่มตัวอย่าง เช่น ชื่อสกุล อายุ เพศ อาชีพ ศาสนา เป็นต้น

                                             2.ข้อมูลสิ่งแวดล้อม ( Environmental Data) คือข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับ สิ่งแวดล้อมของกลุ่มตัวอย่าง เช่น ลักษณะท้องถิ่นที่กลุ่มตัวอย่างอาศัย

                                             3.ข้อมูลพฤติกรรม ( Behavioral Data) คือข้อมูลที่เป็นคุณลักษณะที่มีอยู่ในตัว ของกลุ่มตัวอย่าง เช่น คุณลักษณะด้านความสามารถสมอง ได้แก่ผลสัมฤทธิ์ทางวิชาการ หรือการเรียน เช่น ความรู้ความเข้าใจ การวิเคราะห์ ความถนัด สติปัญญา ความสนใจ ความวิตกกังวล แรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ มโน ภาพเกี่ยวกับตนเอง การปฏิบัติ การกระท าสิ่งต่าง ๆ
                      การรวบรวมข้อมูลเป็นจุดเริ่มต้นของการด าเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดีจะได้ข้อมูลที่ รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นย า ครบถ้วน ดังนั้น ความรวดเร็วของข้อมูลจึงผูกพันกับเทคโนโลยีซึ่งมีหลายวิธี เช่นการ ใช้ไปรษณีย์อิเทคทรอนิกส์ การเชื่อมต่อกับระบบปลายทางเพื่อรับข้อมูล การใช้โทรสาร การใช้ระบบอ่าน ข้อมูลอัตโนมัติ เช่น เครื่องกราดตรวจ( scaner ) อ่านข้อมูลที่เป็นรหัสแท่ง (bar code)
         ความหมายของสารสนเทศ
                          สารสนเทศ (Information) หมายถึง เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดด าเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือ แนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้ค าว่าสารสนเทศในชีวิตประจ าวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ ค าสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมาย
                         ปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่น าไปสู่ยุคแห่งองค์ความรู้หรือปัญญา น าไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นค าที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งค าว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไป และมีการน าไปใช้ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศ
                         สิ่งที่ได้จากการน าข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อน ามาใช้ประโยชน์ตาม จุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ใน รูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็น อย่างดี เช่น อาจจะมีการก าหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอน การควบคุม ก าหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระท ากับข้อมูลว่าจะกระท าได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่ เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกท าลายโดยไม่ได้ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการก าหนด
   
  รูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความ    หมายและมี ความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ าซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้น  เปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล

 สารสนเทศสามารถแบ่งได้หลายรูปแบบ เช่น

                     1. การแบ่งสารสนเทศตามหลักคุณภาพ ได้แก่ สารสนเทศแข็งและสารสนเทศอ่อน

                     2. การแบ่งสารสนเทศตามแหล่งก าเนิด ได้แก่ สารสนเทศภายในองค์กรและสารสนเทศ ภายนอกองค์กร 

                     3. การแบ่งสารสนเทศตามสาขาความรู้ได้แก่ สารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์ สารสนเทศ สาขาสังคมศาสตร์ สารสนเทสสาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และสารสนเทศสาขาอื่นๆ

                     4. การแบ่งตามการน าสารสนเทศไปใช้งาน ได้แก่ สารสนเทศด้านการตลาด สารสนเทศด้าน การวิจัย และพัฒนาบุคลิกภาพ และสารสนเทศด้านการเงิน 

                     5. การแบ่งตามการใช้และการถ่ายทอดสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศที่เน้นวิชาการ สารสนเทศที่เน้นเทคนิค สารสนเทศที่เน้นบุคคล และสารสนเทศที่เน้นปฏิบัติ

                     6. การแบ่งตามขั้นตอนของการพัฒนาสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศระยะเริ่มแรกและ สารสนเทศระยะยาว 

                     7. การแบ่งสารสนเทศตามวิธีการผลิตและการจัดทำ ได้แก่ สารสนเทศต้นแบบและ สารสนเทศปรุงแต่ง

                     8. การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบบที่น าเสนอ ได้แก่ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นเสียง สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นข้อความ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุ และสารสนเทศที่มีลักษณะเป็น อิเล็กทรอนิกส์

                     9. การแบ่งสารสนเทศตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ได้แก่ สารสนเทศที่ทำประจำ สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย และสารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ

  ความหมายของข้อมูล

           ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมายและการประมวลผล ซึ่ง ข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์ใด ๆ ที่ ส าคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชือนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น

           ประเภทของข้อมูล

                 ข้อมูลสามารถแบ่งได้หลายลักษณะขึ้นกับว่าจะใช้เกณฑ์ใดในการแบ่ง เช่น

                      ก.แบ่งตามแหล่งที่มา ได้เป็น 2 ประเภท

                                1.ข้อมูลปฐมภูมิ ( Primary Data)คือข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดที่ผู้เก็บข้อมูลลง มือเก็บด้วยตนเองได้มา จากแหล่งก าเนิดที่แท้จริง เช่น ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การ ทดสอบหรือการวัดจากกลุ่มตัวอย่างโดยตรง

                                2.ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือข้อเท็จจริง หรือรายละเอียดที่ผู้อื่น รวบรวมไว้อย่างเป็นระบบ สามารถน ามาเป็นข้อมูล โดยไม่ต้องลงมือเก็บรวบรวมเอง เช่น ข้อมูลจากระเบียน สะสม รายงานประจ าปี สารานุกรม เอกสารเผยแพร่ เป็นต้น

                     ข.แบ่งตามลักษณะของข้อมูล

                                1.ข้อมูลเชิงปริมาณ ( Quantitative Data) คือข้อมูลที่วัดออกมาเป็นตัวเลข เช่น ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนวิชาต่าง ๆ ความถนัดด้านต่าง ๆ ที่วัดออกมาเป็นคะแนน คุณลักษณะด้านจิตพิสัย เช่น ความสนใจ ความวิตกกังวล คุณลักษณะทางกายเช่น ส่วนสูง ความเร็วในการวิ่ง

                                2.ข้อมูลเชิงคุณลักษณะหรือเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) คือข้อมูลที่ไม่ได้วัด ออกมาเป็นตัวเลขแต่จะแสดงถึงคุณลักษณะของสิ่งนั้น เช่น เพศ ฐานะทางเศรษฐกิจ ศาสนา สถานภาพสมรส อาชีพ ข้อความที่เป็นความคิดเห็น ผลการสังเกตที่เขียนในรูปบรรยาย

                    ค.แบ่งตามสภาพของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มตัวอย่าง ได้ 3 ประเภทดังนี้

                                1.ข้อมูลส่วนบุคคล ( Personal Data) คือข้อมูลที่เกี่ยวกับข้อเท็จจริงส่วนตัวของ กลุ่มตัวอย่าง เช่น ชื่อสกุล อายุ เพศ อาชีพ ศาสนา เป็นต้น

                                2.ข้อมูลสิ่งแวดล้อม ( Environmental Data) คือข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับ สิ่งแวดล้อมของกลุ่มตัวอย่าง เช่น ลักษณะท้องถิ่นที่กลุ่มตัวอย่างอาศัย

                                3.ข้อมูลพฤติกรรม ( Behavioral Data) คือข้อมูลที่เป็นคุณลักษณะที่มีอยู่ในตัว ของกลุ่มตัวอย่าง เช่น คุณลักษณะด้านความสามารถสมอง ได้แก่ผลสัมฤทธิ์ทางวิชาการ หรือการเรียน เช่น ความรู้ความเข้าใจ การวิเคราะห์ ความถนัด สติปัญญา ความสนใจ ความวิตกกังวล แรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ มโน ภาพเกี่ยวกับตนเอง การปฏิบัติ การกระท าสิ่งต่าง ๆ การรวบรวมข้อมูลเป็นจุดเริ่มต้นของการด าเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดีจะได้ข้อมูลที่ รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นย า ครบถ้วน ดังนั้น ความรวดเร็วของข้อมูลจึงผูกพันกับเทคโนโลยีซึ่งมีหลายวิธี เช่นการ ใช้ไปรษณีย์อิเทคทรอนิกส์ การเชื่อมต่อกับระบบปลายทางเพื่อรับข้อมูล การใช้โทรสาร การใช้ระบบอ่าน ข้อมูลอัตโนมัติ เช่น เครื่องกราดตรวจ( scaner ) อ่านข้อมูลที่เป็นรหัสแท่ง (bar code)

     ความหมายของสารสนเทศ

สารสนเทศ (Information) หมายถึง เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดด าเนินการ และการเข้าประเภท ข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และ หลากหลาย ตั้งแต่การใช้ค าว่าสารสนเทศในชีวิตประจ าวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ ค าสั่ง ปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมาย

ปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่น าไปสู่ยุคแห่งองค์ความรู้หรือปัญญา น าไปสู่สังคมอุดม ปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นค าที่เกี่ยวข้องใน ศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคาดว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยใน ความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไป และมีการนำไปใช้ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ และ การ ประมวลผลสารสนเทศ

สิ่งที่ได้จากการน าข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อน ามาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึง หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดี ต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการ กำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม ก าหนดสิทธิ์ ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระท าได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการ สูญหายหรือถูกท าลายโดยไม่ได้ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะ ง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ าซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล


               สารสนเทศสามารถแบ่งได้หลายรูปแบบ เช่น
               1. การแบ่งสารสนเทศตามหลักคุณภาพ ได้แก่ สารสนเทศแข็งและสารสนเทศอ่อน

               2. การแบ่งสารสนเทศตามแหล่งกำเนิด ได้แก่ สารสนเทศภายในองค์กรและสารสนเทศ ภายนอกองค์กร

               3. การแบ่งสารสนเทศตามสาขาความรู้ ได้แก่ สารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์ สารสนเทศ สาขาสังคมศาสตร์ สารสนเทสสาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และสารสนเทศสาขาอื่นๆ

               4. การแบ่งตามการน าสารสนเทศไปใช้งาน ได้แก่ สารสนเทศด้านการตลาด สารสนเทศด้าน การวิจัย และพัฒนาบุคลิกภาพ และสารสนเทศด้านการเงิน

               5. การแบ่งตามการใช้และการถ่ายทอดสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศที่เน้นวิชาการ สารสนเทศที่เน้นเทคนิค สารสนเทศที่เน้นบุคคล และสารสนเทศที่เน้นปฏิบัติ

               6. การแบ่งตามขั้นตอนของการพัฒนาสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศระยะเริ่มแรกและ สารสนเทศระยะยาว

               7. การแบ่งสารสนเทศตามวิธีการผลิตและการจัดทำ ได้แก่ สารสนเทศต้นแบบและ สารสนเทศปรุงแต่ง

               8. การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบบที่น าเสนอ ได้แก่ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นเสียง สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นข้อความ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุ และสารสนเทศที่มีลักษณะเป็น อิเล็กทรอนิกส์ 

               9. การแบ่งสารสนเทศตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ได้แก่ สารสนเทศที่ทำประจำ สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย และสารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ ระดับของข้อมูล

          ข้อมูลสามารถแบ่งระดับได้ดังนี้

          1. บิต (Bit : Binary Digit) เป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล จะแทนด้วยสัญญาณ "0" หรือ "1" โดยระบบจะน า บิตต่างๆ มาต่อกันจึงสามารถประมวลผลได้ดีขึ้น

          2. ตัวอักขระ (Characters) เป็นกลุ่มของบิตข้อมูลที่ใช้แทนตัวอักขระที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้โดยน า บิตมาอ่านรวมกันเป็นไบต์ให้อยู่ในรูปของรหัส ASCII รหัส EBCDIC หรือรหัส Unicode ที่มีขนาดสองไบต์

          3. ฟิลด์ (Field) เป็นกลุ่มของไบต์ข้อมูลที่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งตามที่ระบบ ต้องการ โดยมีชื่อเรียกฟิลด์ (field name) กำกับอยู่ ในการใช้งานผู้ใช้จะต้องกำหนดชนิดของข้อมูลที่อยู่ใน ฟิลด์ด้วย ฟิลด์แต่ละฟิลด์อาจใช้ประเภทของข้อมูลที่ต่างกัน มีขนาดต่างกัน เช่น ฟิลด์ที่เก็บชื่อข้อมูลประเภท ตัวอักษร ฟิลด์ที่เก็บเงินเดือนจะเป็นข้อมูลที่เป็นเลขจำนวนเต็ม เป็นต้น

          4. เรคคอร์ด (Record) เป็นกลุ่มของฟิลด์ข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เพื่อแทนข้อมูลสำหรับสิ่งใดสิ่ง หนึ่ง โดยแต่ละเรคอร์ดต้องมีอย่างน้อยหนึ่งฟิลด์ที่บอกความแตกต่างระหว่างเรคคอร์ดนั้น เรียกว่า กุญแจหลัก หรือ คีย์หลัก (primary key) ตัวอย่างเช่น เรคคอร์ดที่เก็บข้อมูลพนักงานแต่ละบุคคล โดยแต่ละเรคคอร์ด ประกอบด้วยฟิลด์ที่เป็นชื่อ รหัสประจำตัว เงินเดือน อายุ ทีอยู่ ซึ่งอาจใช้ฟิลด์ที่เป็นรหัสประจำตัวเป็นคีย์หลัก ก็ได้

          5. ไฟล์ (File) หรือแฟ้มข้อมูล เป็นกลุ่มของเรคคอร์ดที่นำมารวมกันให้อยู่ในโครงสร้างเดียวกันสามารถค้นหา ข้อมูลได้ง่าย และเก็บไว้ในหน่วยความจำหรือสื่อบันทึกต่างๆ
  
 แฟ้มข้อมูล
ไฟล์ (File) คือ การเก็บ หรือ รวบรวมข้อมูลที่บันทึกไว้เป็น ระเบียน (record) ใน Auxiliary Storage ค่ะ โดย การเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพต้องมีการบำรุงรักษาข้อมูล และอัพเดทให้ทันสมัย ด้วย function ต่างๆ ดังนี้
Add Record (การเพิ่ม)

Change Record (การเปลี่ยนแปลง)

Delete Record (การลบ) แฟ้มข้อมูล (File) คือ การเก็บ หรือ รวบรวมข้อมูลที่บันทึกไว้เป็น ระเบียน (record) ใน Auxiliary Storage

ระเบียน (Record) คือ การรวมเขตข้อมูล ที่สัมพันธ์กันไว้ด้วยกัน

เขตข้อมูล (Field) คือ ข้อมูลชุดหนึ่ง เช่น ชื่อ นามสกุล รหัสประจ าตัวประชาชน เป็นต้น

ตัวอย่าง

ในบริษัทหนึ่งอาจมีข้อมูลอยู่หลายประเภท เช่น ข้อมูล payroll, ข้อมูลบุคลากร (personnal), ข้อมูล inventory, ข้อมูลลูกค้า (custommer), ข้อมูล vendors. etc... ดังนั้นในบริษัทอาจจะมีแฟ้มข้อมูลอยู่เป็น  จำนวนมากจึงจำเป็นต้องมีการเก็บ ข้อมูล ในรูปแบบของแฟ้มข้อมูลที่ต่างกัน และข้อมูลที่มีอยู่อาจะต้องปรับ รุงเปลี่ยนแปลงให้ทันสมัยอยู่เสมอ การจะเก็บแฟ้มข้อมูลให้ถูกต้อง ต้องมีการบำรุงรักษาข้อมูล และ ปรับปรุง ให้ข้อมูลทันสมัย (Update) จะต้องประกอบไปด้วย

 * Add Record (เพิ่ม)

 * Change Record (เปลี่ยนแปลง)

 * Delete Record (ลบ)

Add Record

 คือการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงไปในแฟ้มข้อมูล เช่น การเปิดบัญชีใหม่ที่ธนาคาร ต้องมีการเพิ่มรายละเอียดของ record ใหม่เข้าไปในฐานข้อมูล ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. แฟ้มข้อมูลที่ใช้เก็บบัญชีลูกค้าต้องมีอยู่แล้ว และ พร้อมที่จะ Update ได้

2. เสมียนที่ธนาคารป้อนข้อมูลของผู้ที่จะเปิดบัญชีใหม่ ที่ Terminal โดยใส่ข้อมูลดังนี้

Account Number :.................

Account Name :................

Deposit :.................

3. โปรแกรมที่ท าหน้าที่ Update จะนำข้อมูลที่ถูกป้อนมาเหล่านี้ เก็บไว้ในหน่วยความจำหลัก

4. หลังจากนั้นโปรแกรมจะบันทึก record ใหม่ลงไปในแฟ้มข้อมูล

ตำแหน่งที่จะไปเก็บข้อมูลบน HardDisk จะถูกจัดการโดยโปรแกรมที่ควบคุม Hard Disk บางกรณี record อาจจะไปถูกแทรกไว้ระหว่าง record อื่น (กรณีที่มีการสั่งให้เรียงล าดับข้อมูล) หรือต่อท้ายแฟ้มข้อมูล

Changing Record

 การเปลี่ยนแปลงแก้ไขอาจเกิดได้ 2 กรณีคือ

 1. ข้อมูลของเก่าที่ใส่ไว้มีการผิดพลาด

 2. เมื่อมีข้อมูลใหม่มาทำให้ข้อมูลเก่าไม่ถูกต้อง

 ตัวอย่าง กรณีที่ 1 ผู้ที่ป้อนข้อมูลใส่ชื่อคนผิด เช่น ชื่อ HUGH DUNN ใส่เป็น HUGH DONE

   * ลูกค้าไม่ได้ตรวจสอบตอนเปิดบัญชี และ ออกจากธนาคารไป

   * พอลูกค้าได้รับ statement จากธนาคารจึงรู้ว่าชื่อถูกสะกดผิด

   * ลูกค้าขอให้ธนาคารแก้ไขชื่อให้ถูก * เสมียนธนาคารก็จะเปลี่ยนข้อมูลให้ถูกต้อง

 ตัวอย่าง กรณีที่ 2 เมื่อต้องการฝากเงินเพิ่ม หรือ ถอนเงินจากธนาคาร ธนาคารต้องเปลี่ยนแปลงยอดเงิน   คงเหลือในบัญชีให้ถูกต้อง สมมุติว่าคนชื่อ Jean Matino ต้องการถอนเงิน 5000.00 บาท จะมีขั้นตอน   ต่างๆ ดังนี้

 1. ใช้ Account Number เพื่อเรียกดูข้อมูลของ Jean Matino เมื่ข้อมูลของ Jean Matino ปรากฏบน   จอภาพแล้วพนักงานธนาคารจะใส่ข้อมูลดังนี้

 Enter Account Number : ..52-4417.....

 Enter Widthdrawal Amount : 5000.....

2. โปรแกรมที่ Update จะไปเรียกข้อมูลจาก Hard Disk ส าหรับ record ของ Account Number = 52- 4417 และ อ่านข้อมูล ซึ่งประกอบด้วย ชื่อเจ้าของบัญชี และ จ านวนเงิน มาเก็บไว้ในหน่วยความจำหลัก

3. โปรแกรมทำหน้าที่หักลบเงินที่ถอนจากเงินในบัญชีที่มีอยู่ ถ้ามีจำนวนเงินเพียงพอ และเก็บไว้ใน หน่วยความจำหลัก

4. หลังจากนั้น โปรแกรมจะนำข้อมูลนี้ไปเขียนบันทึกกลับลงไปใน hard Disk เมื่อข้อมูลถูก Update แล้ว ข้อมูลที่อยู่ใน Hard Disk จะเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง


Deleting Records

คือการที่ข้อมูลจะถูกลบไปเมื่อไม่ต้องการใช้งานแล้ว ตัวอย่าง การลบ record ของ Hal Gruen เมื่อเขามาขอ ปิดบัญชี จะมีขั้นตอนดังนี้

1. พนักงานธนาคารใส่ Account Number ของ Hal Gruen ดังนี้
    Enter Account Number : 45-6641

2. โปรแกรมที่ใช้ Update จะอ่านข้อมูลจาก Hard Disk โดยดูจาก Account Number ข้อมูลประกอบไป ด้วย Account Number, ชื่อเจ้าของบัญชี และ จ านวนเงิน
 
3. การลบข้อมูลออกจาก Hard Disk จริงๆ นั้นขึ้นอยู่กับเทคนิคที่ใช้ บางที record อาจจะถูกลบออกไปเลย จริงๆ หรือว่าท าเครื่องหมายไว้ (Flag) เช่นใช้ * เพื่อให้คอมพิวเตอร์รู้ว่า record นี้จะไม่น ามาใช้อีกต่อไป

4. เมื่อเพิ่ม * เข้าไปหน้า record ที่ต้องการจะลบ คอมพิวเตอร์ก็จะบันทึกข้อมูลของ record นี้กลับลงไปใน Hard Disk อีก ส่วนโปรแกรมทีใช้เรียกดูข้อมูลจาก Hard Disk จะไม่อ่าน record ที่มี เครื่องหมาย
นำหน้า

ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File Type) เราสามารถจ าแนกแฟ้มข้อมูลออกตามลักษณะของข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้ และสามารถแบ่งแฟ้มข้อมูลออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่ง เก็บข้อมูลที่ส าคัญ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติ ลูกค้า (Customer master file) ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น แฟ้มข้อมูล ประวัติผู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file) แฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ (Inventory master file) แฟ้มข้อมูล บัญชี (Account master file) เป็นต้น ซึ่งแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้เป็นส่วนประกอบของระบบงานบัญชี (Account system)

 2. แฟ้มรายการปรับปรุง (Transaction file) เป็นแฟ้มที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลหลักที่มีการ เปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน รายการที่เกิดขึ้นต้องน าไปปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีข้อมูลที่ ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

 การปรับปรุงแฟ้มข้อมูลสามารถท าได้หลายอย่าง เช่น การเพิ่มรายการ (Add record) การลบรายการ (Delete record) และการแก้ไขรายการ (Edit)

การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล (File organization) มีวิธีการจัดได้หลายประเภท

การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

     การประมวลผลข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ ที่ต้องการเรียกว่าข้อสนเทศหรือสารสนเทศ (Information)

วิธีการประมวลผลข้อมูล อาจจำแนกได้ 3 วิธีโดยจ าแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่

1.การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีตโดยใช้อุปกรณ์ง่าย ๆ สามารถจ าแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้เป็น 3 ประการ คือ

 – อุปกรณ์ที่อ านวยความสะดวกในการเก็บรักษา และค้นหาข้อมูล ได้แก่ บัตรแข็ง แฟ้ม ตู้เก็บเอกสาร

 – อุปกรณ์ที่ช่วยในการนับและคิดค านวณเป็นอุปกรณ์ที่ง่ายต่อการใช้ ได้แก่ ลูกคิด เครื่องคิดเลข เป็นต้น

 – อุปกรณ์ที่ใช้ในการคัดลอกข้อมูล ได้แก่ กระดาษ ปากกา ดินสอ เครื่องอัดสำเนา เป็นต้น

การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีข้อมูลปริมาณไม่มากนัก และการค านวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน

2. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการ ประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงคนบ้าง เพื่อทำงานร่วมกับเครื่องจักรกล ในการประมวลผลทางธุรกิจ เครื่องที่ใช้กันมากที่สุด คือ เครื่องท าบัญชี (Accounting Machine) และเครื่องที่ใช้ในการประมวลผลทั่วไป เป็นเครื่องกึ่งอิเล็กทรอนิกส์ เรียกว่า เครื่อง Unit Record

3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (EDP : Electronic Data Processing) หมายถึงการ ประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ นั้นเอง ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ คือ

 – งานที่มีปริมาณมาก ๆ

 – ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว

 – มีขั้นตอนในการท างานซ้ า ๆ กัน เช่น งานบัญชี งานการเงิน งานทะเบียนประวัติและงานสถิติ เป็นต้น

 – มีการค านวณที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน เช่น งานวิจัยและวางแผน งานด้านวิศวกรรมศาสตร์ เป็นต้น

การประมวลผลข้อมูล สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

1. ขั้นเตรียมข้อมูล (lnput) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการ ประมวลผล แบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้

ก. การลงรหัส(Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ท าให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ทำให้ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเพศ ให้รหัส 1 แทน เพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น

ข. การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นไปได้ของข้อมูล และ ปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จะท าได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันก็อาจดู คำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบ แล้วแก้ไขตามความเหมาะสม

ค. การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะงานเพื่อสะดวกในการ ประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามคณะวิชา แยกตามเพศ แยกตามอายุ เป็นต้น

ง. การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) ที่เหมาะสม หมายถึง การจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในสื่อ หรืออุปกรณ์ที่อยู่ใน รูปที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ และนำไปประมวลได้ เช่น บันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก หรือเทป แม่เหล็ก เพื่อน าไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป

2. ขั้นตอนการประมวลผล (Processing) เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยน าข้อมูลที่เตรียมไว้แล้วเข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะท างานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์(Processing) เป็นผู้เขียน เครื่อง คอมพิวเตอร์จะท าการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ในเครื่องขั้นตอนต่าง ๆ อาจเป็น ดังนี้

ก. การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทาง ตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ

ข. การเรียงลำดับข้อมูล(Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร A ถึง Z เป็นต้น

ค. การดึงข้อมูลมาใช้(Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น

ง. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการน าข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การน าเอา เงินเดือนพนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องจ่ายให้แก่พนักงาน

จ. การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กะทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน

ฉ. การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลเดิม

ช. การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือ การเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete) และการเปลี่ยนค่า (change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ

3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output) เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้วเป็นขั้นตอนในการแปล ผลลัพธ์ที่เก็บอยู่ในเครื่อง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การน าเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพสรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร